25个PPT绝招]帮你节省大量时间

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楼主 2021-11-15 20:26:42
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现代都市人,你没有时间追逐自己的梦想,你没有时间锻炼自己的身体,你更没有时间让自己有条理……

如果,每天多一个小时,你会用来做什么?

好吧,现在就是制造更多时间的时间啦。利用下面这些方法之一或它们的组合,你可以每天为自己挤出一个或几个小时。请找到适合自己的方法(它们不一定适用于每个人的),然后“制造”出你的时间

为了确保你最大限度地利用好“制造”出的时间,把它标在你的日历上,用它来做你非常非常想做的事情,比如实现一个目标,写一本书,开创一个企业,锻炼身体,阅读,或任何你想做的事情。千万别糟蹋了这些时间。

1、为活动做好预约

不管某个活动是为锻炼还是要实现其他的目标,你把它预约在你刚下班之时(比如五点半)。这个方法很棒,特别是当你必须去见其他人的时候,例如集训队员,你的小组,你的团队,教练,或其他伙伴时。你必须确保准时赴约,也就是说你不可能在工作上磨蹭很久,你就必须准时完成所有工作任务,然后准时离开公司。这个办法让你的下午时间特别有效率。

2、早起

当然我前面写过类似的文章,我通过早起一点挤出了时间以实现我的目标。例如锻炼,写作,阅读等,我都是早晨做这些事情,这样就不会影响我的家庭生活时间。早起工作对我和其他很多人都很有效,只是因为早晨我很少会分心或受到干扰。

3、关掉电话

你不需要整天关着电话,但是你必须有一些整块儿的不会被中断的时间,这样你才可以集中精力在你的重要任务上。这个办法会让你事半功倍,没有原则地接听电话往往会吃掉你一天中的多数时间。

4、少查邮件

这个方法不适用于所有人。但是,如果你能每天只查一到两次邮件,你可以避免浪费很多时间。查邮件太花时间了。

5、自备午餐

很多我认识的人吃中饭要花一到两个小时。一个放松的午餐当然是好事情。而假如你把午餐带到公司吃,你可以吃快些,而且挤出了时间可以:1)实现你的目标;2)尽早完成工作然后早点离开公司。而且自备午餐非常省钱。(译者:从省钱的角度,我同意,上海写字楼周边吃饭太贵了。从利用时间的角度,我不完全同意,午餐也是你和同事交流的时间,不要总是自己一个人落单。)

6、搞清你的关键工作

什么是你一天必须要做的事情?我是说,那些你不干就要丢饭碗的事情。如果你真的想过这个问题,很多你的日常工作(例如前面说到的接电话,收邮件等等)根本没必要每天做。有些事情没必要做得这么频繁,有些事情碰都不需要碰。如果你能够集中精力在你的关键工作上,你可以事半功倍地完成工作。

7、取消几个会议

请回想你前面参加过的4到5个会议。有几个真正有价值的?有几个是你必须出席的?依据你的工作性质,你可以恳求不出席不必要的会议,或者,如果你有权力的话干脆取消这些会议,而通过一到两封邮件实现本想通过会议实现的目标。每取消一个会议,你会“制造”出半小时到一小时的时间。

8、委派任务

不是每个人都可以这么做。如果你可以分些你任务给更合适的人,你会“制造”出时间。做你真正需要做的事情,或者考虑一下,是不是这些事情也可以委派出去

9、整合琐事

如果有些差事是整个一星期不停地需要做的,你会花很多精力在上面的。相反地,试试把这些差事集中在一天当中完成,并且为之安排一个高效的流程。大多数人通过这个办法至少可以每周省出一小时来。(译者:我有一个例子,比如缴纳公共事业费,其实完全可以收齐了所有账单一个月缴一次,而不是每收到一个就缴一个。当然如果你把它们和银行账户挂钩,那就更省心了。)

10、要事第一

你今天必须要做的事情是什么?立刻完成它,或者至少先完成它。一旦你把今天最重要的事情做完了,其他的时间都是你额外“造”出来的。

11、为你的任务表减肥

一旦确定了你的关键任务和你今日的“要事”,你可以重新审查你的任务列表,削减它们,保证每个条目都是绝对必要的。把不紧要的条目放在“某日/可能”列表中,删掉没必要的条目,委派掉不必自己做的条目。维护你的“绝对必要”任务列表,这样会避免浪费任何时间。

12、说“不”

“时间浪费大王”之一就是别人的需求。我们整天都收到这样的需求,别人面对面提出的,通过邮件发来的,通过电话提出的,通过文件提出的。会议,任务分配,信息索取,委员会或团队加入请求…这些都是会吃掉你时间的需求。对那些不是“绝对必要”的需求说 “不”。(译者:这个办法对中国人而言,是最难实施的。但也是实施了之后最有效的,当然具体怎么说“不”,对谁说“不”,什么时间说“不”就是门艺术了。)

13、抓住要点

我本人是很喜欢悠闲的谈话的。但是,如果你希望为自己的目标挤出时间,你必须削减那些不必要的漫谈,特别是当对方只是你的工作伙伴而非密友时。无论是面对面还是在电话里,你必须尽可能避免闲谈,同时立刻搞清楚要点,如果对方不着边际,你可以礼貌地问你有什么可以为他/她做的。

14、少看电视

很多人一天看几个小时的电视。如果你少看电视,你可以很轻松地每天“造”出一小时。或者你可以只看你最喜欢的节目。不要不停地换频道。(译者:哈,这个我做的很好,很早以来就只看下载的东西了,记忆中最后一次看电视也是看探索频道的一个很好的纪录片。)

15、减少在线阅读

如果你像我一样,你可能会每天花几个钟头在线阅读。你可以限制你的在线阅读,集中精力在你的关键任务上。(译者:我已经这么做了,一天最多看3次RSS新闻,有些更新缓慢的站点我一周看一次。)

16、不要煲电话粥

电话粥会吃掉你很多时间。在电话里搞清你要做的事情立刻办掉它。如果是别人打给你,请他/她立刻切入正题,你一旦搞好你的工作就和对方敲定它。告诉他们你必须结束通话,因为你有别的事情要做。(译者:这个和第十三点有点重了。)

17、避免使用即时通讯工具,QQ和其他类似的东西

我不想说它们没用处,但是如果你总开着它们,并且你总是在线,你就任人摆布了。而你可以只在必要的时候在线,或者根本不上线。

18、搜索,而不是归档

我过去常常花很多的时间归档,我用有条不紊的目录把文件和邮件都整理得漂漂亮亮的。我每天都要花时间这么做。现在,我只是把所有的东西都直接存档,需要找文件或者邮件的时候,我搜索就是了。有Mac上的Quicksilver,找什么文件都只需要敲几个键而已。有Gmail,随时可以找到任何一个邮件。

19-早些离开公司

如果你正在使用上述省时的办法,你应该能够早些完成你的重要的任务。如果是这样,不要用省出来的时间做更多的工作…早点走!当然你可能要和你老板谈这个问题,很多人有灵活的上班时间,而很多老板只在乎你有没有做完你的工作。假如你可以管理自己的时间,把下班时间定得早些,这样你可以确保你准时完成工作。(译者:关于这一条,请谨慎考虑。我的想法是不必早退,你可以利用这些时间低调地自学些东东。不过确实不用做更多的工作,多做工作会搞得你越来越忙,越来越无法早些下班。)

20-让孩子帮忙

如果你有孩子的话,由孩子完成家里的清洁工作或者其他任务会让你节省大量的时间。刚开始的时候要花些时间,因为你必须教他们怎么做事情。当他们一旦学会了,这个办法会让你挤出很多的时间。我的孩子能帮忙清理房间,为我节省出了2/3的时间。当然,他们最开始的时候也搞砸了很多事情

21-教教别人

有没有一些文档是别人提交给你,而你每次都要编辑或调整格式?去教教别人怎样才能做出你不需要改的东西。(也许可以通过一个常见问题列表,或者一次手把手的传授)有没有一些别人常犯的错误而由你去弥补的?有没有一些事情你不得不自己做,只是因为别人不知道怎么做?教教他们,这样会为你节省大量的时间。开始会花些时间,而后来的回报会是相当大的。

22-自动化

如果别人总要提交给你材料,或者你总有很多的“例行”公事。找到办法自动化这些“例行”公事。眼下正是技术创造奇迹的时候。

23、对自己说“我受够了”

有时你会承受不了那么多信息和任务。但是,如果你今天一封信都不回,一条RSS新闻都不看,或者任务列表的事情一件都不做,会发生什么?如果没有什么严重的事情发生,考虑一下停止那些不必要的信息和任务。

24、早点开始工作

如果你早点进公司,在每个人都到了之前开始工作,你不会经常被打断或分心。你会为你在6点到8点间完成的工作而感到惊讶。我在办公室的时候就是这么做的,而且因为我自备午餐而不是出去吃饭,我能在下午两点就离开公司,回家陪孩子玩。

25、授权给别人

如果你不得不批准请求或做出决策,你可能会成为一个瓶颈。如果事情不得不经过你才能处理,它们会进展很慢。而授权给别人做决定-并且提供清晰的指令,比如关于什么情况下做什么决定,比如说明授权有哪些限制。这样就会去掉一个瓶颈,并且为你“制造”出时间,避免你做大量的决策。你只需要在必要的时候监控这些别人做出的决策就可以了。

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